Typische Fehler beim Rechnungsversand per E-Mail – So vermeiden Sie unnötige Fehler
Schnelligkeit und effizientes Arbeiten sind essentiell für jeden Freelancer. Gerade beim nervigen täglichen Papierkram wie Projektabrechnung und Rechnungsversand bietet sich mit dem Mailversand per E-Mail eine bequeme und zeitsparende Möglichkeit. Damit dabei keine unnötigen Fehler entstehen, sollte jeder Freelancer diese Tipps beachten:
1. Rechnungen mit MwSt. an Geschäftskunden digital signieren
Wer selbst Steuern auf der Rechnung ausweist und seinen Kunden nicht die Möglichkeit verwehren möchte, diese ggf. beim Finanzamt zurückzufordern, der muss seine Rechnungen mit einer sogenannten qualifizierte elektronische Signatur versehen. Trotz vieler Gerüchte um den Wegfall der Signaturpflicht durch das Steuervereinfachungsgesetz, so bleibt die Signatur vermutlich bis 2012 weiterhin Pflicht.
Genaueres beschreibt der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Dort ist beschrieben, dass die Vorsteuer im oben beschriebenen Fall nur geltend gemacht werden kann wenn eine Signatur vorliegt. Ohne Signatur verliert die Rechnung verliert jedoch nicht ihre Gültigkeit. Die Signatur bezieht sich nur darauf, ob die Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Nicht betroffen von dieser Regelung sind also Freelancer, die z.B. aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Vorsteuer auf der Rechnung ausweisen müssen oder in den Fällen, wo die Empfänger Privatpersonen sind.
2. Elektronische Rechnungen müssen echt, unversehrt und lesbar sein
Klingt einleuchtend und ist ebenfalls im Gesetz verankert. Folgende Vorschriften sollten unbedingt eingehalten werden:
- Die Echtheit der Rechnungsherkunft muss sofort erkennbar sein. Herkunftsangaben wie die Adresse & Steuernummer ermöglichen dem Empfänger die Identifikation des Rechnungssenders.
- Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes gewährt dem Leser, dass die Rechnung „original“, und nicht verfälscht oder manipuliert ankommt. Hier bietet die digitale Signatur derzeit noch ein gesetzlich ausreichendes Verfahren. Künftig wird hierzu vermutlich der Nachweis eines sog. Verlässlichen Prüfpfads ausreichen. Die Gesetzesänderung bleibt jedoch noch abzuwarten.
- Die Lesbarkeit der Rechnung muss gewährleistet sein. Eigentlich ebenfalls klar. Aber sollten z.B. spezielle Tools für das Lesen der Rechnung erforderlich sein, müssen diese mitgeliefert werden. Die Rechnung muss weiterhin für das menschliche Auge lesbar sein, Nullen und Einsen reichen nicht aus.
3. Pflichtangaben auf jeder Rechnung beachten
In diesem Punkt lässt der Gesetzgeber wenig Spielraum. Eine korrekte Rechnung muss gem. §14 UStG diese Angaben enthalten:
- Steuernummer (unabhängig von der Unternehmensform, bekommt jeder beim Finanzamt)
- Entgelt für die Leistungen oder Produkte
- Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. Kleinstunternehmerstatus)
- Fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifikation der Rechnung
- Rechnungsdatum
- Beschreibung und Umfang der Leistung
- Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.
- Name und Anschrift des Leistungserbringers (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
- Beim Versand per Mail muss das Dokument eine Digitale Signatur enthalten (s.o.)
- Optional: Ein Hinweis zu den Zahlungskonditionen (z.B. zahlbar bis…).
4. Regeln für die Rechnungsarchivierung beachten
Wer seine Rechnungen per Mail verschickt, der sollte die Grundregeln für die korrekte Rechnungsarchivierung beachten. Grundsätzlich gilt, dass jede Rechnung, unabhängig von der Form, i.d.R. 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Und zwar im Original.
Digitale Rechnungen müssen also auch digital aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer „Kopie“ auf Papier reicht hier nicht aus. Dazu kommt, dass die Rechnungsdaten jederzeit und leicht zugänglich gemacht werden müssen, sofern das Finanzamt dies fordert. Papierrechnungen müssen entsprechend in Papierform aufbewahrt und vor äußeren Einflüssen geschützt werden.
5. Der Rechnungsempfänger muss der Übermittlungsform zustimmen
Sollte ein Kunde die Zustellung der Rechnung nicht per E-Mail wollen, so hat er das Recht, diese in Papierform zu fordern. Denn der Empfänger muss Übermittlung per E-Mail oder auf andere elektronische Art und Weise grundsätzlich zustimmen (vgl. § 14 Abs. 1 UStG).
Dieses Einverständnis bedarf allerdings keiner besonderen Form. Sobald der Rechnungsempfänger die Zustellung per Mail nicht bemängelt, gilt dies bereits i.d.R. als stillschweigende Zustimmung.
Diese Regeln einzuhalten, ist mit heutiger Software kein Problem mehr. Wer seine Rechnungen mit Word und Excel erstellt und verwaltet, der wird spätestens bei der Signatur und der Archivierung schnell an die typischen Fehlerquellen geraten. Einfacher geht es mit online Tools wie FastBill. FastBill ist ein einfaches und günstiges online Tool für die korrekte und einfache Abrechnung von Leistungen und Produkten. Signatur, Versand und Archivierung sind auf Knopfdruck erledigt. Wer als Freelancer seine Rechnung schreibt, der spart mit FastBill Zeit, Nerven und Geld, auch als Kleinunternehmer. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft.
